ابزار اصلی جمع آوری داده ها در این نظام ثبت، یک پرسشنامه جامع و معتبر علمی است که توسط تیمی از پزشکان فوق تخصص گوارش و کبد پژوهشکده طراحی و تدوین گردیده است. این پرسشنامه شامل بخش های متعدد و کاملی است که تمامی ابعاد مورد نیاز برای ثبت دقیق وضعیت بیمار را پوشش می دهد.

بخش های اصلی پرسشنامه عبارتند از: شناسایی بیمار (Patient identification)، اطلاعات جمعیت شناختی-اجتماعی (Socio-demographic information)، سابقه پزشکی (Medical history)، سابقه فامیلی (Familial history)، یافته های آزمایشگاهی (Lab findings)، سابقه عادات فردی (Habitual history)، تشخیص بیماری (Diagnosis identification)، سابقه دارویی گذشته (Past drug history)، تظاهرات بالینی (Clinical manifestation)،  داروهای آرام بخش برای ERCP، یافته های ERCP و در نهایت پیگیری پس از  ERCP

بخش مربوط به یافته‌های ERCP شامل نوع کانولاسیون (موفق یا ناموفق)، تکنیک استفاده شده (استاندارد، راهنمای سیمی، فیستولوتومی با چاقوی سوزنی اولیه)، اقدامات درمانی انجام شده (اسفنکتروتومی، خارج کردن سنگ، گشاد کردن تنگی با بالون، تعبیه استنت، درناژ نازوبیلیاری) و عوارض حین پروسیجر می‌باشد. بخش مربوط به پیگیری پس از ERCP شامل وضعیت بیمار در فواصل زمانی ۱۵ دقیقه، ۱ ساعت، ۲ ساعت، ۳ ساعت و سپس هر چند ساعت یکبار تا ۴۸ ساعت پس از پروسیجر می‌باشد.

فرآیند جمع آوری داده ها در نظام ثبت ERCP طی مراحل زیر انجام می‌شود:

تشخیص اولیه و ارجاع

بیماران پانکراتوبیلیاری که به کلینیک گوارش و کبد دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی یا بخش گوارش بیمارستان طالقانی مراجعه می‌کنند، ابتدا توسط پزشک فوق تخصص گوارش ویزیت می‌شوند. در این ویزیت، بر اساس علائم بالینی و یافته‌های پاراکلینیک اولیه، تشخیص اولیه بیماری مطرح می‌گردد. در نهایت بیماران کاندید ERCP مشخص می گردند.

تکمیل پرسشنامه توسط تکنسین آموزش دیده

هر بیمار جدید که به مرکز درمانی مراجعه می‌کند، به تکنسین آموزش دیده مربوطه ارجاع داده می‌شود. تکنسین موظف است پرسشنامه معتبر علمی و کامل را که توسط پزشکان متخصص تهیه شده است، تکمیل نماید. بخش‌های عمومی پرسشنامه مانند اطلاعات دموگرافیک، سابقه عادات فردی، سابقه دارویی و سابقه فامیلی توسط تکنسین تکمیل می‌شود.

انجام پروسیجر ERCP و ثبت داده‌های حین پروسیجر

پس از تکمیل مراحل تشخیصی، بیمار تحت پروسیجر درمانی ERCP قرار می‌گیرد. در حین انجام پروسیجر، موارد زیر توسط پزشک انجام دهنده ثبت می‌گردد: نوع آندوسکوپ مورد استفاده، تکنیک کانولاسیون (استاندارد، راهنمای سیمی، فیستولوتومی با چاقوی سوزنی اولیه)، تعداد دفعات تلاش برای کانولاسیون، موفقیت یا عدم موفقیت کانولاسیون مجرای هدف، نوع اسفنکتروتومی انجام شده (در صورت نیاز)، اقدامات درمانی انجام شده (خارج کردن سنگ، گشاد کردن تنگی با بالون، تعبیه استنت، درناژ نازوبیلیاری)، میزان اشعه مصرفی، زمان کل پروسیجر و هر گونه عارضه حین پروسیجر (خونریزی، سوراخ شدگی، هیپوکسی و غیره).

ثبت داده‌های پس از پروسیجر و پیگیری فعال

بیمار پس از اتمام ERCP تحت نظارت کامل در بیمارستان قرار می‌گیرد. وضعیت بیمار در فواصل زمانی مشخص شامل یک ربع بعد از پروسیجر، یک ساعت بعد، دو ساعت بعد، سه ساعت بعد و سپس هر چند ساعت یکبار تا ۴۸ ساعت پس از پروسیجر، توسط پزشک یا پرستار آموزش دیده معاینه و بررسی می‌شود. عوارض احتمالی شامل درد شکم، تهوع و استفراغ، افزایش آمیلاز و لیپاز خون، علائم پانکراتیت، خونریزی، تب و علائم کلانژیت، افت فشار خون و هیپوکسی کنترل و ثبت می‌گردد. این روند تا ۴۸ ساعت به دنبال ERCP ادامه دارد. بیمار در نبود عارضه پس از طی ۴۸ ساعت مرخص می‌گردد. تا مدتی بعد از ترخیص نیز وضعیت بیمار پیگیری خواهد شد.

تبدیل داده‌های دستی به الکترونیک

پس از تکمیل پرسشنامه کاغذی، داده‌ها توسط تکنسین‌های آموزش دیده در سامانه الکترونیکی رجیستری (سامانه ربیت) منتقل می‌گردند. این فرآیند باید حداکثر ظرف ۷۲ ساعت پس از ترخیص بیمار انجام شود. تمامی اطلاعات ثبت شده در سامانه مرکزی، با استفاده از رمزگذاری استاندارد محافظت می‌شوند و فقط افراد مجاز به آنها دسترسی دارند.