بخش اول: انواع همکاری

نوع یک - همکاری به عنوان مرکز همکار در جمع‌آوری داده

مراکز درمانی، بیمارستان‌ها و کلینیک‌های تخصصی گوارش در سراسر کشور که اقدام به انجام پروسیجر اندوسونوگرافی می‌نمایند، می‌توانند به عنوان مرکز همکار در این برنامه ثبت مشارکت نمایند. این مراکز متعهد می‌شوند که داده‌های بیماران خود را مطابق با پرسشنامه استاندارد و پروتکل ثبت تعیین شده، در سامانه مرکزی ثبت نمایند. در مقابل، از مزایایی نظیر دسترسی به دیتابیس تجمیعی کشوری، شرکت در پروژه‌های تحقیقاتی چندمرکزی، استفاده از تحلیل‌های آماری پیشرفته داده‌های خود و دریافت بازخورد عملکردی (Benchmarking) در مقایسه با سایر مراکز بهره‌مند خواهند شد.

نوع دو - همکاری در پروژه‌های تحقیقاتی مشترک

پژوهشگران، اساتید و دانشجویان تحصیلات تکمیلی می‌توانند با ارائه پروپوزال تحقیقاتی، از داده‌های این برنامه ثبت برای انجام پروژه‌های پژوهشی خود استفاده نمایند. این همکاری به دو صورت امکانپذیر است: استفاده مستقیم از داده‌های موجود در رجیستری برای انجام مطالعه، و یا طراحی مطالعه تکمیلی با جمع‌آوری داده‌های جدید در کنار داده‌های رجیستری. در هر دو حالت، نتایج پژوهش با مشارکت هر دو طرف منتشر خواهد گردید.

بخش دوم: شرایط عمومی همکاری

کلیه مراکز، سازمان‌ها و افرادی که قصد همکاری با برنامه ثبت سرطان پانکراس را دارند، موظف به رعایت شرایط زیر می‌باشند:

شرط اول - احراز صلاحیت علمی و فنی: مرکز همکار باید دارای مجوز رسمی از وزارت بهداشت برای انجام پروسیجر کولونوسکوپی باشد. تیم درمانی مرکز شامل حداقل یک فوق تخصص گوارش مجرب، متخصص بیهوشی و تکنسین آموزش دیده کولونوسکوپی می‌باشد. همچنین مرکز باید تجهیزات لازم اندویونوگرافی و امکانات احیای پیشرفته را دارا باشد.

شرط دوم - پذیرش پروتکل ثبت استاندارد: مرکز همکار موظف است داده‌های بیماران را دقیقاً مطابق با پرسشنامه استاندارد و پروتکل ثبت تعیین شده توسط کمیته راهبردی ثبت تکمیل نماید. هرگونه تغییر در متغیرها یا روش جمع‌آوری داده، تنها با تأیید کتبی کمیته راهبردی امکانپذیر خواهد بود.

شرط سوم - رعایت اصول اخلاقی و محرمانگی: مرکز همکار موظف به اخذ رضایت آگاهانه از کلیه بیماران، رعایت محرمانگی اطلاعات و عدم افشای داده‌های قابل شناسایی به هر شخص یا سازمان ثالث می‌باشد. اطلاعات بیماران صرفاً در سامانه مرکزی ثبت شده و مرکز همکار حق نگهداری نسخه محلی از داده‌های سایر مراکز را نخواهد داشت.

شرط چهارم - تعهد به کنترل کیفیت مستمر: مرکز همکار می‌پذیرد که به صورت دوره‌ای (حداقل هر شش ماه یکبار) توسط تیم کنترل کیفیت برنامه ثبت مورد ارزیابی قرار گیرد. معیارهای ارزیابی شامل کامل بودن داده‌ها، دقت ثبت، به روز بودن اطلاعات و میزان پوشش موارد ثبت شده می‌باشد. مراکزی که نمره کیفیت آنها کمتر از حد قابل قبول (تعیین شده توسط کمیته راهبردی) باشد، ابتدا اخطار کتبی دریافت نموده و در صورت عدم بهبود، همکاری با آنها لغو خواهد گردید.

بخش سوم: فرآیند پذیرش همکار جدید

مراحل پذیرش یک مرکز یا فرد جدید برای همکاری با برنامه ثبت سرطان  پانکراس به شرح زیر می‌باشد:

مرحله اول - اعلام درخواست همکاری: متقاضی با تکمیل فرم درخواست همکاری و ارسال آن به همراه مستندات لازم، درخواست خود را اعلام می‌نماید

مرحله دوم - بررسی در کمیته راهبردی ثبت: پرونده درخواست در اولین جلسه کمیته راهبردی ثبت مطرح می‌گردد. تصمیم گیری در مورد پذیرش یا رد درخواست با رأی حداقل دوسوم اعضای کمیته صورت می‌پذیرد.

مرحله سوم - آموزش و شروع به کار: پس از انعقاد تفاهم‌نامه، پرسنل مرکز همکار در دوره آموزشی شرکت نموده. سپس حساب کاربری در سامانه مرکزی برای آنان ایجاد شده و فرآیند ثبت داده آغاز می‌گردد.