ابزار اصلی جمعآوری دادهها در این نظام ثبت، یک پرسشنامه جامع و استاندارد است که توسط تیمی از پزشکان فوق تخصص گوارش و کبد، جراحان کولورکتال، متخصصان آسیبشناسی و اپیدمیولوژیستهای پژوهشکده طراحی و تدوین شده است. این پرسشنامه تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ثبت بیماران کاندید کولونوسکوپی و بیماران مبتلا به سرطان کولورکتال را بهصورت ساختاریافته جمعآوری میکند.
بخشهای اصلی پرسشنامه عبارتند از: شناسایی بیمار (Patient Identification)، اطلاعات جمعیتشناختی و اجتماعی (Socio-demographic Information)، سابقه پزشکی (Medical History)، سابقه خانوادگی سرطانهای گوارشی و سایر بدخیمیها (Familial History)، عادات فردی و عوامل خطر (Habitual History)، علائم و تظاهرات بالینی (Clinical Manifestations)، یافتههای آزمایشگاهی و پاراکلینیک (Laboratory and Paraclinical Findings)، اندیکاسیون انجام کولونوسکوپی، یافتههای کولونوسکوپی، مشخصات پولیپها، نتایج آسیبشناسی (Pathology Findings)، تشخیص نهایی، روش درمان و اطلاعات پیگیری بیمار.
بخش مربوط به یافتههای کولونوسکوپی شامل کیفیت آمادگی روده (Bowel Preparation)، کامل بودن کولونوسکوپی و رسیدن به سکوم، کیفیت مشاهده مخاط، محل ضایعه، تعداد، اندازه و مورفولوژی پولیپها، نحوه برداشت پولیپ (بیوپسی، پولیپکتومی با فورسپس، اسنیر سرد، اسنیر گرم، EMR، ESD و سایر روشها)، کامل بودن رزکسیون، وجود عوارض حین پروسیجر، تشخیص ضایعات مشکوک به بدخیمی و مرحله نمونهبرداری میباشد. همچنین نتایج پاتولوژی شامل نوع هیستوپاتولوژی پولیپ یا تومور، درجه دیسپلازی، نوع سرطان، میزان تهاجم و سایر یافتههای مرتبط در پرسشنامه ثبت میشود.
فرآیند جمعآوری دادهها در نظام ثبت سرطان کولورکتال
شناسایی بیمار و تعیین اندیکاسیون کولونوسکوپی
بیمارانی که به درمانگاه یا بخش گوارش و کبد مراکز همکار مراجعه میکنند، ابتدا توسط پزشک فوق تخصص گوارش ویزیت میشوند. بر اساس علائم بالینی، سابقه خانوادگی، نتایج آزمایشها، یافتههای تصویربرداری و یا برنامههای غربالگری، اندیکاسیون انجام کولونوسکوپی تعیین میشود. تمامی بیماران کاندید انجام کولونوسکوپی، صرفنظر از نتیجه نهایی پروسیجر، وارد نظام ثبت میشوند.
تکمیل اطلاعات اولیه توسط کارشناس آموزشدیده
پس از ورود بیمار به نظام ثبت، کارشناس یا تکنسین آموزشدیده اطلاعات اولیه بیمار را در پرسشنامه ثبت میکند. این اطلاعات شامل مشخصات فردی، اطلاعات تماس، وضعیت اجتماعی، سابقه بیماریهای زمینهای، مصرف داروها، سابقه جراحی، سابقه خانوادگی سرطان کولورکتال یا سایر سرطانها، عادات فردی نظیر مصرف دخانیات و الکل، شاخص توده بدنی، علائم بالینی، علت ارجاع و سایر اطلاعات پایه میباشد.
انجام کولونوسکوپی و ثبت یافتههای پروسیجر
کولونوسکوپی توسط پزشک فوق تخصص گوارش انجام میشود. همزمان با انجام پروسیجر، اطلاعات مربوط به کیفیت آمادگی روده، میزان پیشروی کولونوسکوپ، کامل بودن بررسی، محل و مشخصات ضایعات، تعداد، اندازه و مورفولوژی پولیپها، وجود توده یا سایر ضایعات، روش برداشت پولیپ یا نمونهبرداری، کامل بودن رزکسیون، خونریزی یا سایر عوارض حین پروسیجر توسط پزشک ثبت میشود.
ثبت نتایج آسیبشناسی و تشخیص نهایی
نمونههای برداشتشده برای بررسی آسیبشناسی ارسال میشوند. پس از آماده شدن گزارش پاتولوژی، اطلاعات مربوط به نوع پولیپ، نوع هیستوپاتولوژی، درجه دیسپلازی، وجود آدنوکارسینوم یا سایر بدخیمیها، مرحله تهاجم ضایعه و سایر یافتههای آسیبشناسی در پرسشنامه ثبت میشود. بر اساس مجموع یافتههای کولونوسکوپی و آسیبشناسی، تشخیص نهایی بیمار در سامانه ثبت خواهد شد.
ثبت درمان و پیگیری بیمار
در بیماران مبتلا به سرطان کولورکتال، اطلاعات مربوط به اقدامات درمانی شامل جراحی، شیمیدرمانی، رادیوتراپی، درمانهای اندوسکوپیک و سایر مداخلات درمانی ثبت میشود. همچنین اطلاعات مربوط به پیگیری بیمار شامل نتایج کولونوسکوپیهای بعدی، عود بیماری، بروز ضایعات جدید، وضعیت بقا و سایر پیامدهای بالینی در مراجعات بعدی بهصورت دورهای در سامانه بهروزرسانی خواهد شد.
درج در سامانه ربیت
تمامی اطلاعات توسط کارشناسان آموزشدیده در سامانه الکترونیکی رجیستری ربیت وارد میشود. ورود اطلاعات در کوتاهترین زمان ممکن و حداکثر ظرف ۷۲ ساعت پس از تکمیل پرونده یا دریافت گزارش آسیبشناسی انجام میشود. برای اطمینان از کیفیت دادهها، کنترلهای منطقی، بازبینی دورهای و اعتبارسنجی اطلاعات توسط تیم اجرایی رجیستری انجام میگیرد. تمامی اطلاعات بیماران با استفاده از روشهای استاندارد محرمانگی و رمزگذاری محافظت شده و دسترسی به دادهها صرفاً برای افراد مجاز و بر اساس سطوح دسترسی تعریفشده امکانپذیر است.