ابزار اصلی جمعآوری دادهها در این نظام ثبت، یک پرسشنامه جامع و استاندارد است که توسط تیمی از پزشکان فوق تخصص گوارش و کبد، فوق تخصص اندوسونوگرافی، جراحان پانکراس، متخصصان آسیبشناسی، متخصصان ژنتیک و اپیدمیولوژیستهای پژوهشکده طراحی و تدوین شده است. این پرسشنامه تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ثبت بیماران مبتلا به سرطان پانکراس را بهصورت ساختاریافته جمعآوری میکند.
بخشهای اصلی پرسشنامه عبارتند از: شناسایی بیمار (Patient Identification)، اطلاعات جمعیتشناختی و اجتماعی (Socio-demographic Information)، سابقه پزشکی (Medical History)، سابقه خانوادگی سرطانها بهویژه سرطان پانکراس و سایر سرطانهای ارثی (Familial History)، عوامل خطر و عادات فردی (Habitual History)، علائم و تظاهرات بالینی (Clinical Manifestations)، یافتههای آزمایشگاهی و تصویربرداری (Laboratory and Imaging Findings)، اطلاعات مربوط به اندوسونوگرافی (EUS Findings)، اطلاعات نمونهبرداری با سوزن ظریف (EUS-FNA/FNB)، نتایج آسیبشناسی (Pathology Findings)، پرسشنامه ارزیابی عوامل ژنتیکی و ارثی، تشخیص نهایی، روش درمان و اطلاعات پیگیری بیمار.
بخش مربوط به یافتههای اندوسونوگرافی شامل محل توده در پانکراس، اندازه و ویژگیهای ضایعه، میزان درگیری عروق و بافتهای مجاور، وجود لنفادنوپاتی، متاستازهای قابل مشاهده، نوع نمونهبرداری انجامشده (EUS-FNA یا EUS-FNB)، تعداد پاسهای انجامشده، نوع سوزن مورد استفاده، کفایت نمونه، عوارض حین پروسیجر و سایر یافتههای مرتبط میباشد. همچنین نتایج آسیبشناسی شامل نوع هیستوپاتولوژی، درجه تمایز تومور، تأیید بدخیمی و سایر یافتههای پاتولوژیک در پرسشنامه ثبت میشود.
فرآیند جمعآوری دادهها در نظام ثبت سرطان پانکراس
شناسایی بیمار و انجام اندوسونوگرافی
بیمارانی که با شک به توده پانکراس یا سایر ضایعات پانکراتوبیلیاری به درمانگاه یا بخش گوارش و کبد مراکز همکار مراجعه میکنند، ابتدا توسط پزشک فوق تخصص گوارش ویزیت میشوند. بر اساس یافتههای بالینی، آزمایشگاهی و تصویربرداری، بیماران کاندید انجام اندوسونوگرافی (EUS) تعیین میشوند. در صورت وجود ضایعه مشکوک، نمونهبرداری با EUS-FNA یا EUS-FNB انجام میشود.
ثبت اطلاعات اولیه توسط کارشناس آموزشدیده
اطلاعات پایه بیماران توسط کارشناس یا تکنسین آموزشدیده ثبت میشود. این اطلاعات شامل مشخصات فردی، اطلاعات تماس، وضعیت اجتماعی، بیماریهای زمینهای، مصرف داروها، سابقه خانوادگی سرطان، عوامل خطر، عادات فردی، علائم بالینی، علت ارجاع، نتایج تصویربرداریهای قبلی و اطلاعات مرتبط با پرسشنامه ارزیابی عوامل ژنتیکی و ارثی میباشد.
انجام EUS و ثبت اطلاعات پروسیجر
اندوسونوگرافی توسط پزشک فوق تخصص انجام میشود و تمامی اطلاعات مربوط به پروسیجر شامل محل و اندازه توده، مشخصات سونوگرافیک ضایعه، درگیری ساختارهای مجاور، وجود لنفادنوپاتی، نوع نمونهبرداری (FNA یا FNB)، نوع و اندازه سوزن، تعداد پاسها، کفایت نمونه، موفقیت پروسیجر و عوارض احتمالی توسط پزشک ثبت میشود.
ثبت نتایج آسیبشناسی و ورود به رجیستری
نمونههای تهیهشده برای بررسی آسیبشناسی ارسال میشوند. تنها بیمارانی که تشخیص سرطان پانکراس توسط متخصص آسیبشناسی تأیید شود، وارد نظام ثبت سرطان پانکراس میشوند. پس از دریافت گزارش آسیبشناسی، اطلاعات مربوط به نوع سرطان، ویژگیهای هیستوپاتولوژیک و سایر یافتههای تشخیصی در سامانه ثبت میشود.
ثبت اطلاعات درمان و پیگیری بیماران
برای بیماران ثبتشده، اطلاعات مربوط به درمان شامل جراحی، شیمیدرمانی، رادیوتراپی، درمانهای هدفمند، درمانهای تسکینی و سایر مداخلات درمانی ثبت میشود. همچنین وضعیت بیمار در مراجعات بعدی شامل پاسخ به درمان، عود بیماری، متاستاز، بقا و سایر پیامدهای بالینی بهصورت دورهای بهروزرسانی خواهد شد.
ورود اطلاعات به سامانه الکترونیکی ربیت
پس از تکمیل پرسشنامه و دریافت نتایج آسیبشناسی، اطلاعات توسط کارشناسان آموزشدیده در سامانه الکترونیکی رجیستری (سامانه ربیت) وارد میشود. ورود اطلاعات در کوتاهترین زمان ممکن و حداکثر ظرف ۷۲ ساعت پس از تأیید تشخیص انجام میشود. بهمنظور حفظ کیفیت دادهها، کنترلهای منطقی، بازبینی دورهای و اعتبارسنجی اطلاعات انجام میشود و تمامی دادهها مطابق اصول محرمانگی و امنیت اطلاعات نگهداری شده و دسترسی به آنها صرفاً برای افراد مجاز امکانپذیر خواهد بود.