در ابتدا پرسشنامه های لازم برای ثبت اطلاعات بیماری طراحی شده است . ( این پرسشنامه از 20 سال قبل طراحی و اصلاح شده و تکمیل می شود) این پرسشنامه شامل موارد عمومی و اختصاصی می باشد. موارد عمومی یا مشخصات دموگرافیک شامل نام و نام خانوادگی، :سن، جنس، کد ملی، تاهل، شماره پرونده ، منبع اطلاعاتی( پرونده- تلفنی)، شماره تلفن و ادرس ثبت می شود. پرسشنامه اختصاصی براساس علائم و نشانه ها و یافته های معاینات بالینی، پاراکلینیک شامل تصویربرداری، نمونه برداری (Open Bx FNA-Core Needle Bx-)، پاتولوژی و همچنین موارد تحت پیگیری بیماران ( عود- متاستاز)و بررسی عوامل خطر ( میزان شیردهی- تعداد بارداری-سابقه خانوادگی-دخانیات- مصرف چربی) طراحی و پس از تایید متخصصان مرتبط و علاقمند در این فیلد نهایی خواهد شد. مشخصات دموگرافیک در اولین ویزیت بیماران در درمانگاه جامع کنترل سرطان توسط پرسنل اموزش دیده پرمی شود و اطلاعات اختصاصی در مراجعات بعدی تکمیل می گردد. داده های مربوطه از سایر بخش ها از جمله  درمانگاهها، بخش پاتولوژیک و تصویربرداری نیز جمع آوری می شود.

بعد از ورود بیماران در سیستم،  بیمارانی که تشخیص خوش‌خیم داده می‌شوند، سالانه ویزیت می‌شوند و بیمارانی که بدخیم هستند،  یا تحت جراحی با یا بدون IORT و سپس شیمی‌درمانی و رادیوتراپی و Follow up قرار می‌گیرند و یا Neo-adjuvant تراپی و سپس تحت جراحی و رادیوتراپی و Follow up  قرار می‌گیرند. پیگیری بیماران بعد از جلسه چهارم شیمی‌درمانی در انتهای دوره شیمی‌درمانی و انتهای دوره رادیوتراپی و هر شش ماه تا دو سال و سپس سالانه انجام می‌شود.

برای انجام ثبت موارد سرطان پستان نرم افزار مناسب با سطح دسترسی مختلف متخصصان، قابلیت ورود اطلاعات توسط پزشکان و پرسنل اموزش دیده تعیین شده، قابلیت شناسایی موارد ناقص یا تکراری، امکان بارگذاری گزارش های پاتولوژیک و تصویربرداری، امکان بازبینی و ارتقا و همچنین تجزیه و تحلیل داده ها و قابلیت گزارش گیری ساخته خواهد شد. اطلاعات این نرم افزار باید وارد سرور ایمن شوند و مهندس کامپیوتر مرکز مسئول نگهداری و ارتقاء این سیستم الکترونیکی ثبت اطلاعات خواهد بود. پس از طراحی این نرم افزار به پزشکان و پرسنل مربوطه آموزش خواهد داده شد. این اطلاعات به طور منظم باید مورد ارزیابی توسط تیم متخصص قرار گیرد و در نهایت تمامی فرایند ثبت موارد، ارزیابی کیفیت و تحلیل داده ها و گزارش دهی به طور  منظم توسط مجری اصلی مورد نظارت و ارزیابی قرار خواهد گرفت.